La Seguridad Social es la aportación económica que realizan las empresas y los trabajadores al sistema de seguridad social; las empresas y los empleados están legalmente obligados a pagar los Seguros Sociales.

La base de cotización es el número sobre el cual se calcula el monto del pago, sobre estas bases de valoración se aplican distintos porcentajes para determinar cuánto pagan la empresa y los trabajadores. Estas contribuciones brindan un escudo que protege a los empleados de futuras situaciones sin ingresos como el desempleo.

Como parte importante de la tributación empresarial, los cálculos de la seguridad social son una de las tareas del departamento de Recursos Humanos que deben realizarse con regularidad para garantizar la calidad de empleo, ya sea que trabaje por cuenta propia o en una pequeña empresa.

Un problema adicional es que a menudo no está del todo claro lo que debe tenerse en cuenta para realizar los cálculos del Seguro Social y demás bonificaciones correctamente. ¿Cuál es la participación de la empresa y la del trabajador? ¿Se aplican siempre los mismos conceptos o hay aspectos que pueden cambiar de un mes a otro?

Entonces se deben comprender bien los conceptos y analizar la relación de la oficina de Recursos Humanos con respecto a los Seguros Sociales al realizar todos estos procesos.

Los seguros sociales

Se trata de aportaciones al sistema de Seguridad Social, que posteriormente se destinan a cubrir diversas contingencias; tales como desempleo, enfermedad, parto, etc. En otras palabras, el objeto de estos beneficios es actuar como un seguro de empleo cuando un trabajador no pueda desempeñar sus funciones por circunstancias previstas en la ley.

Antes del inicio de operaciones y como requisito indispensable los empresarios deben solicitar la inscripción en el Régimen General de la Seguridad Social haciendo constar ante esta entidad el compromiso de realizar los pagos correspondientes cada final de mes.

La afiliación es de carácter obligatorio, única en la vida de un trabajador y en todo el sistema. El plazo para dar de baja a un empleado del Seguro Social es de tres días naturales contados desde el día siguiente al cese de la relación laboral.

Las cotizaciones (o pago de cuotas) son obligatorias desde el momento en que se realiza la actividad (aunque no se haya hecho formalmente la afiliación). Cualquier interesado puede ver cuántas horas ha cotizado al Seguro Social solicitando un informe que acredite este dato denominado 'Certificado de Empleo' online, por SMS y por teléfono. Este certificado puede ayudar a encontrar trabajo, solicitar prestaciones por desempleo, o acreditar su situación laboral ante un tercero (como solicitar una hipoteca o alquilar una vivienda).

5 Datos importantes sobre el Seguro Social

1. El objetivo principal del Seguro Social es actuar como un fondo de cobertura frente a las contingencias legales que puedan impedir el desempeño de las funciones por parte de los empleados. El monto pagado a la seguridad social depende de una serie de factores, incluido el salario del empleado, los criterios de contribución y el porcentaje involucrado.
2. A diferencia de un seguro convencional no solo los empleados aportan a esta contribución, de esta manera una parte del importe total se descuenta del salario del trabajador, y otra parte la aporta directamente la empresa que emplea al trabajador (ya sea autónomo o pequeña empresa con trabajadores).
3. Las empresas y los trabajadores no cotizan en la misma medida ni cubren las mismas contingencias. Los trabajadores están obligados a contribuir únicamente por concepto de desempleo, contingencias, formación y horas extras. Mientras que los empleadores además de los aportes anteriores también contribuyen al Plan de Pensiones Ocupacionales y Fondo de Garantía Salarial (FOGASA).
4. Todos los trabajadores deben estar dados de alta en el Seguro Social desde el primer hasta el último día de trabajo. Siendo una de las obligaciones de la empresa contratante comunicar las fechas relativas de alta y baja y comunicar los cambios a la mayor brevedad para evitar errores al realizar los cálculos.

Bases de cotizaciones de los Seguros Sociales

La base de cotización es uno de los parámetros más importantes a entender antes de calcular el Seguro Social.

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 147 de la Ley General de la Seguridad Social, se define como el salario total mensual lo que percibe el trabajador de la empresa. Incluye horas trabajadas, porcentaje de horas extras y vacaciones, tanto pagadas como no utilizadas.

Tipos de Bases de Cotización

De acuerdo con las disposiciones legales existen tres tipos de bases de cotización:

• Por contingencias comunes.
• Por contingencias profesionales.
• Sujetas a retención de IRPF.

Sin embargo, sólo se toman en cuenta los dos primeros para realizar los cálculos y trámites relacionados con el Seguro Social.

Base de Cotización de Contingencia General (BCCC)

Se utiliza para estimar las prestaciones económicas de las pensiones de viudedad y orfandad, maternidad, paternidad y vejez derivadas de incapacidad temporal o permanente, enfermedad común o accidente no profesional.

Para efectos del cálculo, se incluye salarios base, incentivos y gratificaciones que reciben los empleados, pero excluye promociones u otros beneficios adicionales que los representen.

Base de cotización por contingencias profesionales

Se utiliza para determinar las prestaciones en los casos de desempleo, riesgo de embarazo y lactancia, incapacidad temporal o permanente, viudedad y orfandad como consecuencia de accidente de trabajo o enfermedad profesional.

Quiénes, cuándo y cómo se debe pagar la Seguridad Social

La gestión del trabajo en una empresa es un proceso complejo con múltiples aspectos y pasos que necesitan atención para no cometer errores; para ello se deben seguir los siguientes pasos.

Quienes deben pagar

En teoría, tanto los empleadores como los empleados o los trabajadores por cuenta propia están obligados a pagar las contribuciones al Seguro social; sin embargo, es la empresa la responsable de pagar la seguridad social.

A estos efectos, cada empresa determina que, además de la cantidad que debe pagar a sus empleados, se deduzca del salario de cada empleado la cantidad propia que le corresponda, además de la cantidad propia que debe cancelar la empresa como patrón.

Las empresas también deben tener en cuenta que deben notificar al Seguro Social las fechas de inscripción y retiro de sus empleados para evitar inconvenientes. También tiene la obligación de informar a los empleados sobre el origen de los descuentos otorgados.

Por otro lado, los trabajadores por cuenta propia son responsables de pagar las primas del Seguro Social todos los meses.

¿Cuándo se pagará la Seguridad Social?

La Seguridad Social se paga mensualmente los primeros 20 días del mes si la transacción se realiza mediante domiciliación bancaria o hasta el último día del mes si la transacción se realiza mediante transferencia bancaria.

Además, las primas del Seguro Social comienzan a partir del mes siguiente al cobro. Es decir, el mes siguiente tal y como aparece en la nómina de cada empleado.

¿Cómo se pagará la Seguridad Social?

Para hacer efectivo el pago del Seguro Social la empresa o autónomo debe presentar los modelos:

• RLC; Relación de Liquidación de Cotizaciones (anterior TC1)
• RNT; Relación Nominal de trabajadores ( anterior TC2)

Cada uno debe reflejar un grupo de empleados liquidados en el mes. Luego se informa al Seguro Social electrónicamente a través de su propia sede electrónica (SEDESS) a través del sistema RED o una agencia de cobro de deudas.

Consecuencias de no pagar a tiempo

Si por alguna causa ha vencido el plazo legal y no se han hecho los pagos del Seguro Social, se pueden hacer más adelante, pero se le sumará un porcentaje por la mora. Específicamente, si el RNT se presenta dentro del plazo reglamentario del mes siguiente, los cargos adicionales son:

• 3% si se presenta en el mes siguiente.
• 5% para el segundo mes.
• 10% si se paga en el tercer mes.
• 20% si el pago se hace en cualquier mes después del 3er mes.

En los casos que no se presente el RNT, se cobrará un recargo del 20% si se cancela dentro del plazo especificado en la reclamación y del 35% si se paga fuera de este plazo. En este escenario, se calcula el interés moratorio correspondiente.

Por otro lado, también existe la posibilidad de solicitar un aplazamiento que permita liquidar la obligación fuera de la fecha correspondiente; sin embargo, por tratarse de una modalidad parcial, las asignaciones por accidentes de trabajo, enfermedades profesionales y cargas de los trabajadores del régimen general y de asimilación no pueden diferirse en ningún caso.

Relación de los Seguros Sociales con RRHH

La relación de la oficina Recursos Humanos con el Seguros Social se refiere a la administración de contratos, procesamiento de nómina y seguridad social, gestión de derechos, obligaciones de los trabajadores y calidad de empleo. Esto incluye el cálculo de impuestos, beneficios y bonificaciones.

Una nómina es un documento que refleja la remuneración total correspondiente a cada empleado. Esto significa que el salario bruto y cuánto paga un empleador a un trabajador calificado se enumeran allí. También existen descuentos en la nómina por retenciones (aportes laborales) y aportes al Seguro Social.

Además, se incluyen aportes patronales al seguro de desempleo, licencia por enfermedad, vejez y planes de pensión, seguro de accidentes (seguro de accidentes de trabajo) y protección por quiebra (beneficios de jubilación). Estas contribuciones generalmente se calculan como un porcentaje de la compensación y se pagan directamente a la agencia gubernamental correspondiente.

La retención de impuestos se deduce en su totalidad del salario bruto del empleado. El empleador sólo es responsable de rastrear y transferir lo que ha retenido. Esto significa que la cantidad deducida del salario bruto debe figurar en una columna separada. Por ejemplo, el ausentismo, el impuesto sobre la renta, las primas del Seguro Social, etc.

Muchas retenciones de impuestos y deducciones de nómina se aplican al salario bruto de un empleado y se enumeran en la tercera y última sección de la nómina. Esta categoría incluye principalmente las retenciones del IRPF y las deducciones del Seguro Social.

Cómo se calculan los seguros sociales

El Seguro Social se calcula en función del monto de la cotización de cada empresa y de cada empleado. Por tanto, las cotizaciones se basan en el salario del trabajador y el tipo de contrato, la base de cotización y los porcentajes que se aplican a cada una de estas bases.

Los beneficios que brinda el Seguro Social pueden variar según las circunstancias particulares de cada persona, pero generalmente incluyen asistencia financiera, servicios médicos y beneficios por desempleo. De esta forma, se sabrá cuánto se tendrá que pagar a cada empleado por la Seguridad Social cada mes o al momento de considerar una nueva contratación o una posible promoción y se pueden estimar adecuadamente los costes laborales que soporta la empresa.

Los gastos suelen ser del 32% al 38 % de la base de cotización del empleado, según el puesto. Podemos decir que el costo de cada trabajador representa un tercio de la base de cotización.

La base de cotización es uno de los parámetros más importantes a entender antes de calcular el Seguro Social. De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 147 de la Ley General del Seguro Social, se define como el salario bruto mensual que percibe el trabajador de la empresa. Incluye horas de trabajo, aguinaldos prorrateados, vacaciones pagadas y no disfrutadas.

Para los trabajadores por cuenta propia, los criterios de cotización se determinan de acuerdo con la voluntad del trabajador por cuenta propia y los beneficios esperados del trabajador; pero se debe tener en cuenta que a partir de 2023 sólo se puede utilizar la métrica correspondiente a los ingresos reales. En todo caso, la cuota pagada en el Seguro Social se determina por un porcentaje.

Determinación de la base de cotización de los empleados

Como se mencionó en la sección anterior, los cálculos del Seguro Social requieren una determinación de la base de cotización para casos generales y ocupacionales. Para ello, debemos extraer los datos requeridos de la nómina y aplicar la siguiente fórmula:

• Salario base + complementos salariales sujetos a cotización + prorrateo de las pagas extras = BCC.
• BCCC + valor de horas extras realizadas = Base de cotización por contingencias profesionales.

Además, se debe tener en cuenta el plan general de salarios de la respectiva empresa o industria, que suele estar entre estos montos mínimos y máximos.

Cada trabajador autónomo dado de alta en el Régimen Especial de los Trabajadores Autónomos (RETA) tiene un límite mínimo de cotización de 960,60 € y un máximo mensual de 4.139,40 €. En este punto, debe tener en cuenta lo siguiente:

• Si los resultados obtenidos con BCCC están por debajo del límite inferior, se deben utilizar los criterios mínimos.
• Si los resultados obtenidos con BCCC superan el límite superior, se debe utilizar el criterio máximo.

Cálculo de aportes

Una vez establecida la base, se calcula el porcentaje total de acuerdo con cada línea de aporte. Para empleados, estos conceptos y porcentajes son:

• Contingencia común: 4,7% BCCC.
• Horas extras: En caso de fuerza mayor, recibirán un pago de 2% por su desempeño y un 4,7% si son esencialmente normales.
• Tasa de desempleo: Base imponible contingente profesional 1,55% para contratos a tiempo indeterminado y 1,6% para contratos de duración determinada (tiempo parcial o tiempo completo).
• Formación Profesional: 0,1% de la base por accidentes profesionales.

Por su parte, los empleadores contribuyen al Seguro Social de los trabajadores a las siguientes tasas:

• Contingencias generales: 23.6% BCCC.
• Horas extraordinarias: 12% del pago recibido si es por fuerza mayor, 23,6% para el resto.
• Desempleo: 5,5% de BCCC para contrato indefinido, 6,7% para contrato a tiempo parcial o tiempo completo.
• Formación profesional: 0,6%BCCC.
• FOGASA: 0,2%BCCC.

Finalmente, se pueden calcular los pagos mensuales correspondientes a ambos por separado sumando todos los totales obtenidos en el paso anterior.

Es importante destacar que estos porcentajes dependen del riesgo que suponga el departamento donde el empleado desarrolle sus labores. Todos los sectores y sus porcentajes están incluidos en la tarifa de prima emitida por la Seguridad Social.

Este es definitivamente uno de los costos laborales más importante que el departamento de Recursos Humanos debido a que un aumento de la base de cotización acabará repercutiendo en los costes de las empresas.

Conclusiones

Se deben superar muchos desafíos para tener una empresa exitosa. Además del negocio operativo en sí, existen tareas burocráticas adicionales que se deben considerar a medida que la empresa crece.

Como se ha podido evidenciar, calcular correctamente el Seguro Social es un poco complicado si no se está familiarizado con conceptos importantes relacionados. El conocimiento del funcionamiento del Seguro Social es clave para evitar acciones que afecten negativamente a una organización.

Además, comprender las bases de la Seguridad Social y las obligaciones de la empresa puede garantizar los derechos básicos y la calidad de empleo de todos los trabajadores. Por esta razón, es importante aplicar esta información en el departamento de Recursos Humanos para poder calcular y pagar cargas patronales y laborales eficientemente y a tiempo con los lapsos establecidos por ley.

Por tanto, el pago del Seguros Social ya no se trata solo de pagar puntualmente los sueldos y salarios mensuales de los empleados de la empresa; sino también realizar los cálculos correspondientes a cada empleado y estar atentos a cualquier cambio de status para poder tomar las previsiones correspondientes.