¿Por qué es importante el Order to Cash?

¿Por qué es importante el Order to Cash?
El Order to Cash o OTC ✅ es el ciclo de cotización en efectivo, término usado para describir un conjunto de operaciones comerciales ✅. Leer artículo...

Recibir pedidos y obtener dinero en efectivo es algo que muchas empresas desean, pero hay muchos inconvenientes entre obtener un pedido y obtener efectivo en la cuenta bancaria de la compañía. El Order to Cash, llamado también OTC o O2C, es un proceso que describe el conjunto de procesos comerciales para recibir y completar una venta. Por ello, en esta entrada, nos vamos a detener en explicar qué este concepto y todas sus funcionalidades.

¿Qué es Order to Cash?

El llamado ‘proceso de pedido en efectivo’ abarca todos los pasos y procesos que se ponen en marcha cuando un cliente realiza un pedido, cubriendo todo lo que sus empleados harán, incluyendo el recibo del pago. Es decir, el pedido en efectivo, también conocido como O2C, OTC o el ciclo de cotización en efectivo, es el término utilizado para describir el conjunto de procesos comerciales para recibir y completar una venta. El ciclo de pedido al cobro comienza cuando se realiza un pedido y finaliza cuando se recibe el pago y dicho pago se registra en el libro mayor.

Dependiendo del tipo de industria de la compañía, esto puede ser extremadamente simple o complicado. Si la empresa opera en una tienda minorista de calzado, todo el proceso es únicamente el intercambio de efectivo por algún tipo de artículo, en este caso algún artículo de calzado. Si, por otro lado, la corporación está vendiendo un software empresarial a otras compañías, por ejemplo, el proceso puede ser mucho más largo.

Los procesos de OTC incluyen la toma de pedidos, la entrada de los mismos y el inventario, el ensamblaje de los productos y la verificación de que esto se ha realizado correctamente, el envío y la entrega de los productos, la facturación, el pago y, finalmente, la generación de informes.

Por lo tanto, el proceso de orden para cobrar consta de dos procesos diferentes: el proceso de gestión de pedidos y el proceso de facturación a efectivo.

Por qué la empresa debe optimizar y cuidar el Order to Cash

En el pasado, los clientes podían estar satisfechos con los plazos de entrega largos entre la colocación del pedido y la llegada del mismo, pero este ya no es el caso. Si, por ejemplo, la empresa es un mayorista o un minorista que trabaja de forma remota con sus clientes, los clientes que compran sus productos desean todo de la manera más rápida posible.

Desde esta perspectiva, cuanto antes se pague, mejor. El dinero inmovilizado en el inventario o en cuentas no pagadas es para la organización un rendimiento retrasado de la inversión. Aunque en este caso esto podría no ser muy grave si únicamente estamos hablando de uno o dos pedidos, puede ser perjudicial si se trata de una suma sustancial de dinero cuando se manejan pedidos grandes o volúmenes de pedidos altos.

El dinero que podría invertirse de manera rentable queda inactivo y si tiene que investigar sobregiros para cubrir el déficit de flujos de efectivo, debe agregarse el coste del crédito al coste de su efectivo improductivo.

El proceso de gestión de pedidos: trampas y mejores prácticas

¿Cuán eficiente es el sistema de gestión de pedidos? Si hay problemas serios, la empresa los conocerá de antemano. Estos son: largos plazos de entrega, llamadas de clientes insatisfechos, un volumen inaceptable de errores de envío y, por supuesto, pagos atrasados debido a que un proceso de gestión de pedidos defectuoso generalmente tiene un impacto en el proceso de facturación.

Síntomas específicos:

  • Doble entrada de pedidos.
  • Retrasos entre la colocación de la orden y el envío.
  • Entrega de pedidos que no coinciden con las facturas.
  • Mala información de los inventarios, que hace que los representantes de ventas rechacen clientes o devuelvan pedidos incluso cuando los productos están en stock.

Para simplificar este proceso, la empresa debe identificar qué está pasando. Muy a menudo, es el resultado de procesos manuales antiguos que llevan a producir errores. La automatización de procesos y la vinculación de información, como la colocación de pedidos, el inventario y la facturación, ayudan a reducir el volumen de errores y permiten que la información pase de las ventas al departamento y a la facturación sin retrasos innecesarios.

Cuáles son las mejores prácticas:

  • Minimizar la cantidad de intervención manual en el proceso.
  • Permitir a los clientes realizar pedidos a través de sistemas digitales.
  • Integración de la información en todo el proceso para que los flujos de trabajo progresen sin problemas.
  • Eliminar cualquier complejidad innecesaria en el proceso.
  • Proporcionar a los comerciales la información necesaria para vender de manera efectiva. Esto incluye información del cliente e información de inventario.

El proceso de facturación a efectivo: trampas y mejores prácticas

El solo hecho de hacer un pedido y enviarlo a un cliente no significa que le hayan pagado todavía, especialmente cuando trabaja en la venta al por mayor. Algunas veces, el problema puede recaer en el cliente que usa su negocio como un “banco” no oficial, permite que la cuenta se transfiera hasta el punto de ser entregada y luego paga el todo el montante del capital sin el interés que adeudado.

Sin embargo, si el proceso de compra en efectivo es defectuoso, muchas de las facturas impagadas pueden depositarse en nuestra entidad bancaria en lugar de echar la culpa a sus clientes. Después de todo, no podemos esperar que los clientes paguen una factura cuando es incorrecta.

Señales de que un proceso de facturación a efectivo necesita algunos cambios:

  • La existencia de un gran número de acuerdos de venta únicos entre su empresa y sus clientes que especifican descuentos variables o condiciones de pago no estándar.
  • Los representantes comerciales cierran acuerdos debido a prácticas y promesas no autorizadas.
  • Errores en los documentos originales y facturación incorrecta.
  • Un gran volumen de notas de crédito emitidas.
  • Facturas que se envían tarde o que no se emiten a tiempo.
  • Lagunas de información entre las ventas, el despacho y el proceso de facturación.

No obstante, las estrategias que se usen para agilizar el proceso de facturación dependerán de los problemas que se recojan al analizar el proceso, pero pueden incluir las mejores prácticas, como las siguientes:

  • Integración de los perfiles de los clientes en el software de facturación para que aplique los términos de pago correctos a cada factura.
  • Integración de los datos de facturación y pago para facilitar el análisis del deudor.
  • Introducción y seguimiento de flujos de trabajo organizados para la monitorización de cuentas pendientes.
  • Proporcionar una plataforma en línea para que los clientes se comuniquen con el departamento de ventas y las cuentas en una sola cadena que comience con la colocación de pedidos, que sea capaz de registrar todas las interacciones posteriores.

¿Por qué es importante la orden del ciclo de efectivo u Order to Cash?

La empresa debe pensar en lo que implica todo el ciclo desde el pedido hasta el cobro. Es literalmente cómo se ejecuta todo el negocio. Agilizar el pedido al proceso es fundamental para mejorar y mantener la rentabilidad, la retención de clientes y el crecimiento general del negocio. Un proceso lento o interrumpido en cualquier lugar a lo largo del ciclo puede ralentizar todo y causar un daño significativo a la compañía de diferentes formas.

Un ejemplo sería el de un cliente que se marcha a la competencia porque está teniendo problemas con el cumplimiento de sus pedidos. Si se retrasan constantemente o se envían pedidos incorrectos, eventualmente se cansará y encontrará rápidamente otro proveedor de producto o servicio. O durante la etapa en la que el cliente ha dado algunas excusas para no pagar su factura y ahora se ha retrasado 120 días, lo que deja a la empresa luchando por encontrar otra forma de retomar el dinero perdido.

Hay muchos riesgos de que las cosas salgan mal durante todo el ciclo del pedido al efectivo, pero la mayoría de las empresas luchan siempre en el final del ciclo, recaudando el dinero que se les debe. Por lo general, a las empresas les cuesta cobrar no porque el cliente dispute una factura o evite el pago, sino porque la empresa no tiene la visibilidad de las cuentas por cobrar y las herramientas que necesita para identificar rápidamente las facturas atrasadas que le permitan tomar medidas proactivas para rectificar la situación. En este caso, el uso de ERP y CRM es vital.

Un sistema automático que ayude con el Order to Cash puede ofrecer un análisis de la situación de la compañía, logrando datos de los procesos por los que pasó el pedido. Así se logra que la organización trabaje para subsanar los errores y siempre ganando visibilidad en los diferentes patrones en los pedidos de los clientes, los pagos, los productos, la optimización logística y un sinfín de percepciones de negocios que pueden significar mejores operaciones e innovaciones en el emprendimiento.

Un proceso de logística que esté definido es vital para garantizar la eficiencia de las operaciones de la compañía. El sistema Order to Cash consigue optimizar el proceso de fabricación y entrega, proporcionando información y mejora en los flujos de capital de las empresas.

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